代理店管理システムは、
内製と既製品のどちらを選ぶか。
代理店管理システム（PRM）を検討すると、比較表には機能がずらりと並びます。ただ、実際に運用が回るかどうかを分けるのは機能の数ではありませんでした。自社の代理店管理を作り直した立場から、どこで内製と既製品が分かれるのかを書きます。
先に結論：判断が分かれるのは2点だけ
① 同じ案件を「同じ」と判定する鍵を、自分で決められるか。ここが業務に合わないと、あとから足す機能では埋まりません。
② 誰に何を見せるかを、自社の商流に合わせて分けられるか。代理店同士の営業機密の線引きは、会社ごとに違います。
この2つが既製品の設定範囲で足りるなら既製品が速い。足りないなら、機能を足すより作り直すほうが結局早いことがあります。
① 突き合わせの鍵を、自分で決められるか
代理店ビジネスでは、案件が1つの入口から入ってくるわけではありません。代理店のポータルから登録されるもの、本部で直接受けるもの、基幹側から流れてくるもの。 入口が違えば書き方も揃いません。その状態で「この案件、もう別の代理店が動いていないか」を判定する必要があります。
多くの既製品は、顧客名や住所などの項目を組み合わせて名寄せする作りになっています。ところが人が入力する項目は必ず揺れます。 法人名の株式会社が前か後ろか、ビル名が入っているかいないか、番地がハイフンか漢数字か。揺れる項目を鍵にした瞬間、同じ相手が別人として通ります。
私たちは名寄せをやめて、機械が振った番号を1つだけ鍵に決めました。 業種によってこの「揺れない番号」があるかどうかが分かれます。あるなら、それを鍵にできる仕組みを選んでください。 実際にどう決めたかは「「重複しています」と伝えるだけで、営業先が漏れます」に書いています。
② 誰に何を見せるかを、商流に合わせられるか
重複を検出したら代理店に知らせる。これ自体は必要な機能です。問題は何を書くかでした。
押さえている代理店の名前まで出すと、番号を変えて登録を試すだけで、他の代理店の営業先を外から数え上げられてしまいます。 同じ本部の下にいる代理店同士で、営業機密が越境します。1件ずつなら親切でも、何度でも試せるなら一覧を配っているのと同じです。
そこで、本部・自分の案件・他社の案件で開示範囲を分けました。この線引きは会社ごとに違います。 既製品の権限設定でここが表現できるかどうかが、実際の分かれ目になります。
判断の目安
| 状況 | 向いている選択 |
|---|---|
| 揺れない番号が業界にあり、既製品でそれを鍵にできる | 既製品。速くて安い |
| 開示範囲が「本部か代理店か」の2段階で足りる | 既製品 |
| 鍵にしたい番号を主キーにできない／名寄せ前提の作り | 内製、または内製との併用を検討 |
| 代理店の階層や商流が複数あり、見せる範囲が立場で変わる | 内製 |
| 既存の基幹システムと突き合わせる必要がある | 内製が有利。接続部分が要件の中心になる |
内製を選ぶなら、先に決めておくこと
作ると決めた場合、機能一覧より先に決めるべきものがあります。
- 鍵を1つに決める。仕組みが複雑になるのは、たいてい鍵が複数あるときです。
- 「教えてあげる」機能を、権限設計とセットで考える。親切のつもりの通知が抜け道になります。
- 作りながら、この画面を悪用するなら自分ならどうするかを一度考える。あとから足すと漏れます。
なお、内製か既製品かの二択で考えると動けなくなります。実際には間があります。 どこを自分たちで持ち、どこを人に任せるか。その線を引くところから始めるのが近道でした。 現場に入って実装まで担う関わり方は FDE、作るところを任せたい場合は AI受託開発 としてご相談いただけます。
よくあるご質問
代理店管理システムは既製品で足りますか？
業界に揺れない識別番号があり、それを突き合わせの鍵にできること、そして開示範囲が本部と代理店の2段階で足りることの2つが満たされるなら、既製品のほうが速く安く済みます。逆に、鍵を主キーにできない作りだったり、代理店の階層によって見せる範囲を変える必要がある場合は、設定では表現しきれないことが多いです。
重複チェックはどの項目で行うべきですか？
人が入力する項目は避けてください。顧客名や住所は表記が必ず揺れ、同じ相手が別人として通ります。機械が振った番号のうち、対象に一意で表記の揺れないものを1つ選び、それだけを鍵にするほうが結果的に速く正確です。
既製品から内製へ移行する場合、何から始めればよいですか？
機能の移し替えではなく、突き合わせの鍵と開示範囲の設計から始めてください。この2つが決まっていれば、あとの機能は後から足せます。逆にここが決まらないまま機能を作ると、権限まわりで手戻りが出ます。
「これ、自分たちで作れるのか？」の判断から
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