備品管理を内製したら、
最初に困ったのは機能ではなくデータでした。

散らばっていたものを、1か所に集める

もともとは表計算ソフトと別の業務システムに情報が分かれていました。買った日は表計算、誰が使っているかは別のシステム、 ライセンスの本数はまた別。どこに何があるかを調べるのに、毎回人に聞く状態です。

作り直すと決めたとき、最初に手をつけたのは画面ではありません。それまで使っていた別の業務アプリから情報を書き出して、新しい仕組みへ移すところでした。 ここを後回しにすると、画面はできているのに中身が入っていない状態になります。中身が入っていない台帳は、現場から見れば存在していないのと同じです。

台帳は「探す」ものではなく「現物から開く」もの

備品台帳がうまくいかない典型は、探すのが面倒で誰も開かなくなることです。機材の型番を思い出して検索窓に打ち込む、という動作は続きません。

そこで、現物に貼ったコードを読み取ると、その備品のページが直接開く形にしました。貸出も返却も同じ入口です。 棚卸しのときに端末を持って歩き、読み取って確認する。探す動作をなくすと、台帳は使われるようになります。

ここは注意：備品情報には、見せてはいけないものが混ざる

端末の台帳を作ると、管理のために必要な情報が自然と集まってきます。端末を開くための番号、ディスク暗号化の回復用の情報、 遠隔操作ツールの識別子、ソフトウェアのライセンスキー。これらは台帳には要りますが、読み取って開いた画面に出してよいものではありません。

コードは現物に貼ってあるので、その端末に触れる人なら誰でも読み取れます。つまり閲覧画面は、社内の誰が開いてもよい前提で作る必要があります。 私たちは機密にあたる項目をサーバー側で取り除いてから返すようにしました。画面側で隠すのではなく、そもそも送らないという形です。

担当者の欄に、退職者を残さない

備品の担当者を選ぶ画面に退職者が残っていると、貸出中のまま行き先の分からない機材が積み上がります。 在籍状態を持たせて、退職した人は選択肢そのものに出さないようにしました。運用ルールで気をつけるのではなく、画面から消すほうが確実です。

この順番で進めると、詰まりにくい

この備品管理は、人事労務やグループウェアにあたる部分とあわせて管理部（総務）が主体で構築し、今もグループ全社で動いています。 作るところは業務を知っている人がいれば進みます。詰まるのは、その後を誰がどう支えるかを決めていなかったときでした。

よくあるご質問

備品管理は市販のツールではだめですか？

自社の運用に合っていれば市販のもので十分です。内製を選ぶ理由になるのは、既存の別システムからデータを引き継ぎたい、社内の呼び方をそのまま項目名にしたい、他の社内システムと同じ入口で使いたい、といった接続まわりの要件が強いときです。

QRコードを貼ると、誰でも情報が見えてしまいませんか？

そのとおりで、コードは現物に貼ってある以上、その端末に触れる人なら誰でも読み取れます。だからこそ閲覧画面は社内の誰が開いてもよい前提で作り、端末を開くための番号や暗号化の回復情報、ライセンスキーといった機密項目はサーバー側で取り除いてから返すようにしています。画面側で隠すだけでは通信の中身に残ります。

移行に一番時間がかかるのはどこですか？

既存データの書き出しと突き合わせです。同じ備品が別のシステムで別の名前で登録されていることが普通にあります。ここを先に通してから画面を作り込むと、後戻りが小さくなります。

本ページは最適でんき株式会社およびグループ各社が自社業務のために構築・運用している社内システムの実例をもとにしています。グループ各社の法人名、社内の規模を示す具体的な数値、担当者名、連携している外部サービスの製品名、システムの識別子やセキュリティ項目の個別名称は記載していません。
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